Como evitar fraudes por suplantación de personalidad en tus operaciones comerciales

Aunque los fraudes y estafas son un riesgo inherente a las relaciones comerciales,  no cabe duda de que en los momentos de crisis como en el que nos encontramos las oportunidades crecen también para los estafadores. Y una de las más típicas es la estafa por suplantación de personalidad.

Por ello hoy queremos darte una serie de consejos sobre cómo evitar fraudes por suplantación de personalidad en tus operaciones comerciales.

La estafa a proveedores mediante la suplantación de identidad empresarial nos puede ocasionar importantes perjuicios económicos que, además,  no están cubiertos por ningún seguro de crédito.

Aunque la forma de actuar de los defraudadores cada vez es más sofisticada, en general este tipo de estafas comienza con una simple llamada o un correo electrónico de un “cliente” –mayorista, distribuidor, importador- que tiene la intención de realizar un pedido, casi siempre importante, y, en la mayoría de las ocasiones, sin hablar de condiciones, plazos, garantías de producto o precios.

En estos casos, el defraudador utiliza los datos de un cliente conocido, en cuyo caso una buena práctica es mirar los pedidos anteriores y buscar coincidencias: verificar que las cantidades son similares, que el intermediario es conocido o que la dirección de entrega concuerda con la que hemos utilizado en otras ocasiones.

Las operaciones fraudulentas con “nuevos clientes” son más difíciles de detectar ya que no existe información previa y tendemos a dar por válidos los datos que nos envían.

Modus operandi en los fraudes

En ambos casos, es conveniente revisar cual suele ser el modus operandi:

• Recibimos un pedido, por lo general por correo electrónico, que incluye el nombre de un empleado senior y que normalmente solo se facilita como contacto un teléfono móvil.
• La dirección de correo electrónico utilizada por los estafadores es muy similar a la de la compañía suplantada, aunque con pequeñas variaciones que no se detectan a primera vista.
• La dirección de entrega de la mercancía que se indica en el pedido suele ser distinta de las instalaciones principales, el domicilio social o centro logístico de la empresa que supuestamente está realizando el pedido. Pero ojo, no siempre es así.
• Puede que los suplantadores ofrezcan a sus propios transportistas para recoger el pedido en el almacén del vendedor, lo que a primera vista solo nos hace pensar en un posible ahorro de costes.
• Si es el vendedor el que gestiona el transporte, puede que el conductor del camión reciba instrucciones a través de una llamada cambiando los detalles de la entrega inicial.
• Una vez entregada la mercancía y transcurridos los periodos establecidos para el cobro, el pago no se hace efectivo o el cheque es devuelto por el banco por falta de fondos.
• Es entonces cuando tratamos de localizar sin éxito a la persona que hizo de contacto a través del mail o del móvil para pedir explicaciones y comprobamos que la persona que solicitó el pedido no pertenece a la empresa a la que reclamamos el pago.
• Obviamente, la empresa suplantada no solo no solicitó el pedido, sino que jamás recibió la mercancía.

La empresa estafada se encontrará que no tiene un derecho de cobro legítimo contra la empresa cuya identidad ha sido suplantada y que, por tanto, dicha operación de venta no es asegurable ni indemnizable, con lo cual la pérdida queda totalmente a cargo del vendedor.

Recomendaciones para evitar fraudes

En Control Integral del Riesgo te mostramos una serie de recomendaciones sobre cómo evitar fraudes por suplantación de personalidad en tus operaciones comerciales:

• Con­firma siempre los datos del comprador, especialmente si es de procedencia extranjera. Por ejemplo, utilizando otros contactos comerciales en el país de destino o con una llamada al departamento de ventas.
• Mucho cuidado con el “phishing”. La suplantación a través de internet puede servirse de una web falsa. Se debe prestar siempre atención a la URL completa de la web.
• Comprueba minuciosamente la dirección de correo electrónico para identificar posibles variaciones.
• Contacta con la oficina central de la empresa compradora utilizando el teléfono fijo, no el número de teléfono móvil proporcionado.
• Realiza una investigación adicional cuando el proceso de compra propuesto sea distinto al habitual.
• Muchas grandes empresas utilizan sistemas de verificación para las compras online a través de códigos por sms o mail que facilita al proveedor para la gestión de sus facturas. Verifica el pedido si no has recibido previamente dicho código.
• Cuando el empleado que realiza el pedido sea distinto del habitual, confirma directamente con la empresa, ya sea telefónicamente o a la dirección de correo electrónico.
• Si se realiza un pedido de cierto volumen, a veces tras haber hecho uno pequeño antes, “apretando” en los plazos, sin solicitar muestras o negociar precios… Desconfía, piensa que el principal interés puede que sea que la operación sea veloz, sin dar tiempo a comprobaciones.
• Si se solicitan condiciones de pago dilatadas en el tiempo, incluso ofreciéndose a pagar un anticipo o asegurando el pago con efectos bancarios sin fondos que los respalden. Recuerda que un pago anticipado no garantiza los pagos futuros. Solicita referencias de solvencia bancaria o comercial a través de contactos o de su propio banco.
• Si las semanas pasan, el pago no llega y el comprador no contesta, es posible que ya sea tarde. No dejes pasar plazos “de cortesía”. Al primer indicio, da la alarma y denuncia la estafa sufrida.
• Si la documentación aportada por el comprador no está bien presentada, contiene faltas de ortografía o utiliza lenguaje no adecuado a una transacción comercial, es probable que no sea auténtica.
• Sospecha sistemáticamente ante imposiciones en el transporte o la entrega. Cuando se muestra un particular interés por hacerse cargo del transporte, o se solicita la entrega en una “sede secundaria”, un almacén público o una dirección muy similar a la ofi­cial.
• Desconfía de la dirección de descarga si se trata de un consignatario o un lugar no relacionado con el comprador aparente.
• Exige al transportista que no acepte ningún cambio de ruta bajo ningún concepto.
• Considera el uso de Street View en Google Maps para comprobar la dirección de entrega. En los fraudes, la dirección de entrega generalmente no tiene ninguna conexión con la empresa compradora.
• Es imprescindible obtener un CMR o albarán de transporte debidamente cumplimentado: datos del transportista, lugar y fecha de salida, lugar y destinatario de entrega.

Finalmente, una práctica muy recomendable para evitar este tipo de fraudes es establecer una única persona de contacto con cada una de las empresas con las que realizas negocios regulares y, sobre todo, instruir al personal que se ocupa de los pedidos en tu empresa acerca de cómo identificar las señales de posibles fraudes y llevar a cabo verificaciones oportunas.

Control Integral del Riesgo